Chaque étape, expliquée simplement.

1. Se connecter et se repérer

1. Ouvrez Se connecter et saisissez vos identifiants.
2. Si plusieurs entreprises sont accessibles, choisissez l’entreprise active dans le menu latéral : chaque espace garde ses propres clients, devis et données.
3. Utilisez le tableau de bord pour retrouver les derniers documents et les actions utiles, puis les onglets Devis, Factures, Clients, Bibliothèque, Entreprise et Réglages.

Le bouton « Se déconnecter » termine votre session et vous ramène à l’accueil public.

2. Renseigner l’entreprise

1. Dans Entreprise → Renseignements, indiquez la raison sociale, les coordonnées et les mentions qui figureront sur les futurs documents. Ajoutez si besoin votre logo et votre signature.
2. Définissez les marges sur les fournitures et la main-d’œuvre : elles participent au calcul des prix de vente.
3. Complétez les onglets RIB, Conditions de règlement et CGV selon votre activité, puis enregistrez.

Vérifiez les informations contractuelles, fiscales et d’assurance avant d’émettre un document. Les devis et factures émis conservent les informations figées au moment de leur création.

3. Préparer la bibliothèque de prix

1. Dans Bibliothèque → Éléments et prix, ajoutez vos fournitures et votre main-d’œuvre avec leurs coûts.
2. Dans Ouvrages et compositions, créez une famille puis un ouvrage, choisissez son unité et associez les éléments nécessaires pour une unité d’ouvrage.
3. Renseignez les quantités et, si nécessaire, une formule de calcul. Enregistrez l’ouvrage, puis vérifiez son prix avant de l’utiliser dans un devis.

Un devis peut aussi contenir des lignes libres. Une modification de bibliothèque n’altère pas les documents déjà émis.

4. Ajouter un client

Créez une fiche dans Clients → Ajouter un client, ou ajoutez le client au moment de préparer le devis. Choisissez Particulier ou Professionnel, puis complétez les coordonnées et l’adresse. Les fiches sont retrouvables depuis l’onglet Clients.

5. Créer un devis manuellement

1. Ouvrez Devis → Créer un nouveau devis, choisissez le client, saisissez l’objet et le nombre de pièces.
2. Cliquez sur Créer le devis manuellement. Nommez les pièces, sélectionnez les familles et les ouvrages ou ajoutez des lignes libres.
3. Ajustez les quantités, prix et paramètres proposés. Consultez le résultat, la liste des fournitures et les éléments de pilotage.
4. Cliquez sur Enregistrer le brouillon pour reprendre plus tard, ou sur Finaliser le devis après vérification. Le devis finalisé est figé et peut être consulté ou exporté en PDF.

La finalisation exige un client et des informations d’entreprise complets. Vérifiez systématiquement quantités, taux de TVA, montants et mentions avant l’envoi au client.

6. Préparer avec l’assistant IA

1. Dans la création d’un devis, cliquez sur Préparer avec l’IA, puis décrivez les travaux, pièces, surfaces et contraintes connues. Vous pouvez dicter votre description ou joindre des photos.
2. Lancez Préparer avec l’assistant. L’IA propose des pièces, ouvrages et questions de clarification à partir de la bibliothèque existante.
3. Relisez la proposition, répondez aux questions si nécessaire et affinez-la. Corrigez ensuite les quantités et les prix dans l’éditeur avant d’enregistrer ou finaliser.

Dans Bibliothèque → Composer avec l’IA, décrivez un ouvrage pour obtenir une composition à relire avant enregistrement. La dictée et la mise en forme assistée de certains libellés sont aussi réservées à Premium. Les propositions de l’IA ne sont jamais ajoutées automatiquement à un devis et ne remplacent pas votre contrôle technique.

Pour l’analyse du devis, les photos sont limitées à 4 fichiers JPG, PNG ou WEBP de 15 Mo chacun, 60 Mo au total. Elles sont transmises à OpenAI pour l’analyse et ne sont pas conservées par Lumobat.

7. Réviser un devis ou créer un avenant

Un devis finalisé n’est plus modifié directement. Depuis sa consultation, utilisez Créer une révision pour préparer une nouvelle version lorsque cette action est proposée. Pour des travaux supplémentaires liés à un devis accepté, utilisez Créer un avenant : un nouveau brouillon distinct s’ouvre, que vous pouvez modifier, finaliser puis faire accepter. L’avenant accepté rejoint le dossier du chantier lorsque votre formule donne accès au suivi de chantier.

8. Facturer et suivre les paiements

1. Depuis un devis finalisé ou accepté, choisissez Créer une facture d’acompte ou la facture suivante, puis indiquez le pourcentage et l’échéance.
2. Vous pouvez aussi créer une facture directe depuis l’onglet Factures, sans devis préalable.
3. Retrouvez les documents dans Factures et les règlements dans Suivi des paiements. Enregistrez chaque paiement avec sa date et son montant.

La première facture liée à un devis accepte automatiquement celui-ci et crée un dossier de chantier. L’accès à ce dossier est réservé aux formules Plus et Premium. Selon le cas, une facture peut être rectifiée ou faire l’objet d’un avoir ; les documents émis restent traçables.

9. Suivre un chantier

1. Après la première facture liée au devis, ouvrez Chantiers et sélectionnez le dossier créé automatiquement.
2. Ajoutez des événements au journal : ils sont visibles dans l’espace client. Joignez des photos et renseignez leur légende si nécessaire.
3. Retrouvez le devis, les avenants acceptés, les factures, les messages et les demandes de rendez-vous dans le dossier.

Une photo de chantier peut faire jusqu’à 15 Mo ; jusqu’à 5 photos peuvent être ajoutées à la fois. Les messages clients non lus sont signalés dans l’onglet Chantiers.

10. Organiser le planning

Dans Planning, choisissez la vue semaine ou mois. Ajoutez un chantier, un rendez-vous, une absence ou un autre événement avec ses dates et horaires. Un rendez-vous confirmé depuis le suivi de chantier est ajouté au planning de l’artisan. La connexion Google Agenda affichée dans l’interface n’est pas encore une synchronisation active.

11. Ouvrir l’espace client

1. Dans le chantier, cliquez sur Créer l’accès client pour obtenir un lien et un code d’accès propres à ce chantier.
2. Transmettez-les au client par un canal de votre choix. Il crée son mot de passe puis ouvre Suivre mon chantier.
3. Le client consulte le journal, les photos, les documents disponibles et les rendez-vous. Il peut envoyer des messages et demander un rendez-vous, sans modifier le devis ni le journal.

Un accès client correspond à un seul chantier. Pour plusieurs chantiers, le client utilise un lien distinct pour chacun.

Besoin d’aide ?

Consultez Réglages pour changer le thème de votre espace. Si une action reste indisponible, vérifiez d’abord les champs requis et la formule active affichée en haut de l’application. Pour une question ou une demande de formule, utilisez la page Contact.