Le guide de vos devis, factures et chantiers.

1. Se connecter et se repérer

1. Ouvrez Connexion entreprise et saisissez vos identifiants.
2. Si plusieurs entreprises sont accessibles, choisissez l’entreprise active dans le menu latéral : chaque espace garde ses propres clients, devis et données.
3. Utilisez le tableau de bord pour retrouver les derniers documents et les actions utiles, puis les onglets Devis, Factures, Clients, Bibliothèque, Outils, Entreprise et Réglages.

Pour découvrir Lumobat, ouvrez l’essai gratuit Plus de 2 mois, sans carte bancaire. Renseignez votre entreprise et votre adresse e-mail, puis activez votre compte avec le lien reçu : les 2 mois commencent à cette activation. Pour ajouter une autre entreprise avec votre compte existant, choisissez Ajouter une entreprise dans la liste des entreprises, puis Essai Plus — 2 mois gratuits. Un nouveau SIRET est nécessaire et un lien d’activation est envoyé à l’adresse de votre compte. Aucun abonnement ne démarre automatiquement ; à la fin, les données restent consultables et vous pouvez choisir une formule sur la page Tarifs.

Le menu latéral donne accès aux rubriques de l’entreprise. Le bandeau indique la formule active et le bouton « Se déconnecter » ramène à l’accueil public. Selon la formule, certains onglets affichent un cadenas et ouvrent une explication au lieu de la fonction.

2. Renseigner l’entreprise

Choisir les droits de chaque membre

Dans Entreprise → Utilisateurs, l’administrateur choisit le rôle à l’invitation ou modifie celui d’un membre existant. Administrateur conserve tous les accès. Utilisateur peut travailler sur les devis, factures et paiements, clients, chantiers, planning, éléments et ouvrages de la bibliothèque ainsi que les outils, selon la formule souscrite. Il ne peut pas modifier les renseignements de l’entreprise, les marges, les coûts de référence ni les réglages.

Avec Personnalisé, cochez au moins un onglet autorisé, puis utilisez Mettre à jour ou Envoyer l’invitation. Entreprise et Réglages restent réservés aux administrateurs, de même que les imports/exports et l’abonnement Lumobat. Les droits sont propres à chaque entreprise ; le dernier administrateur actif doit être conservé. Les onglets métier autorisés peuvent lire les données nécessaires à leur fonctionnement : par exemple, le planning consulte les clients, et les factures utilisent les devis associés.

1. Dans Entreprise → Renseignements, indiquez la raison sociale, les coordonnées et les mentions qui figureront sur les futurs documents. Ajoutez si besoin votre logo et votre signature.
2. Définissez les marges sur les fournitures et la main-d’œuvre : elles participent au calcul des prix de vente.
3. Complétez les onglets RIB, Conditions de règlement et CGV selon votre activité, puis enregistrez.

Vérifiez les informations contractuelles, fiscales et d’assurance avant d’émettre un document. Les devis et factures émis conservent les informations figées au moment de leur création.

La recherche d’entreprise peut préremplir les informations publiques : relisez-les avant enregistrement. L’onglet Factures Lumobat concerne les factures de votre abonnement, à distinguer de celles que vous émettez à vos clients.

Avant le premier devis : complétez au minimum les coordonnées et les champs signalés comme manquants dans la barre de progression du devis. Une fiche incomplète peut empêcher sa finalisation.

Auto-entrepreneur : suivre son CA et ses seuils

Les montants de pilotage reposent sur vos documents enregistrés dans Lumobat. Ils vous aident à anticiper ; ils ne remplacent pas le suivi des encaissements ni une vérification de votre situation fiscale.

1. Dans Entreprise → Renseignements, choisissez Micro-entreprise (auto-entrepreneur), renseignez la nature de votre activité, puis enregistrez.
2. Activez TVA non applicable uniquement si vous bénéficiez effectivement de la franchise en base. Les nouveaux documents reprennent alors une TVA à 0 % et la mention de franchise ; les documents déjà émis restent inchangés.
3. L’accueil affiche le CA facturé HT de l’année, le plafond du régime micro, les sommes restantes avant les seuils de TVA et la projection avec les devis acceptés. Le suivi se retrouve également dans Entreprise.

Pour une activité de prestations de services en 2026, le plafond du régime micro est de 83 600 €. Les seuils de franchise TVA sont distincts : 37 500 € et seuil majoré de 41 250 €. Les livraisons de biens explicitement renseignées utilisent leurs propres repères. Pour une activité mixte, les repères globaux ne suffisent pas : suivez séparément les prestations de services, soumises à leurs propres limites. En cas de début d’activité ou de dépassement, vérifiez également les règles propres à votre situation.

Le CA affiché est facturé, pas nécessairement encaissé ; les avoirs le réduisent, les brouillons et factures remplacées sont exclus. La projection ajoute seulement le montant des devis acceptés restant à facturer, sans compter deux fois leurs acomptes. Vérifiez aussi les recettes hors Lumobat et les années précédentes ; aucune bascule automatique de TVA n’est effectuée.

Repères vérifiés le 9 octobre 2026 : seuils du régime micro — Service Public et franchise TVA — impots.gouv.fr.

3. Préparer la bibliothèque de prix

1. Dans Bibliothèque → Éléments et prix, ajoutez vos fournitures et votre main-d’œuvre avec leurs coûts.
2. Dans Ouvrages et compositions, créez une famille puis un ouvrage, choisissez son unité et associez les éléments nécessaires pour une unité d’ouvrage.
3. Renseignez les quantités et, si nécessaire, une formule de calcul. Enregistrez l’ouvrage, puis vérifiez son prix avant de l’utiliser dans un devis.

Dans Éléments et prix, le sous-onglet Créer un nouvel élément est ouvert par défaut. La Liste des éléments existants propose une recherche et un filtre Fournitures ou Main-d’œuvre, avec 25 éléments par page. Cliquez sur un élément pour ouvrir sa fiche, puis utilisez Enregistrer les modifications. Le bouton Créer un nouvel élément remet la fiche à zéro pour préparer un autre élément.

Dans Ouvrages et compositions, le sous-onglet Créer un nouvel ouvrage ouvre le formulaire. Liste des ouvrages existants affiche les libellés par pages de 25 ou 50, avec une recherche. Cliquez sur un libellé pour modifier sa fiche. Le bouton Créer un nouvel ouvrage vide la fiche et remet les totaux d’achat et de vente HT à zéro. Pour le réutiliser, cliquez sur Copier cet ouvrage : le libellé reçoit « (1) » ou le prochain numéro disponible, et l’original est conservé.

Pour proposer plusieurs éléments au choix, cliquez sur Créer une variante sur l’élément concerné dans la composition. Ajoutez les éléments alternatifs et nommez les choix, puis appliquez les variantes et enregistrez l’ouvrage. Par exemple, un radiateur 1 000 W peut proposer 1 500 W et 2 000 W en conservant la main-d’œuvre, les quantités et les formules. Le choix de variante dans le devis ou la facture détermine la composition et le prix. Les éléments alternatifs apparaissent les uns sous les autres dans la même carte, avec leur type, leur quantité, la mention « Variante » et leur bouton Retirer. Le bouton Ajouter une variante complète ce groupe. Retirer le choix de départ conserve les alternatives : le premier choix restant prend sa place. Les quantités des choix sont indépendantes ; les autres composants restent communs. Le tableau des totaux présente le prix de l’ouvrage pour chaque choix, sans additionner les alternatives. Le bandeau global de variantes est masqué pour ce parcours simple ; les compositions historiques plus complexes gardent leur sélecteur pour conserver leurs réglages.

Lorsque vous modifiez le prix d’un élément, les ouvrages et variantes qui utilisent cet élément reprennent automatiquement son nouveau prix dans leur calcul. La bibliothèque et le catalogue sont actualisés après enregistrement, ainsi que les prix d’une proposition IA encore ouverte et le devis en cours. Vous n’avez pas à modifier chaque composition. Un devis peut aussi contenir des lignes libres. Une modification de bibliothèque n’altère pas les documents déjà émis.

À distinguer : un élément est une fourniture ou une main-d’œuvre avec son prix ; un ouvrage rassemble les éléments et quantités nécessaires à une prestation. Cherchez un ouvrage existant avant d’en créer un nouveau.

Outils : rentabilité et carburant

Configurer la rentabilité

La configuration des coûts est réservée à l’administrateur. Les autres membres autorisés à ouvrir Outils peuvent les consulter et utiliser les simulations, sans enregistrer de changements sur ces paramètres.

1. Ouvrez Outils → Rentabilité. Choisissez si les coûts sont saisis par personne ou pour l’équipe entière, puis indiquez l’effectif habituel et les jours travaillés par mois.
2. Ajoutez vos postes de coût mensuels hors taxes : salaires chargés, véhicule, assurance, EPI, logiciels ou autres charges utiles. Enregistrez-les.
3. Dans le pilotage d’un devis, ajustez la durée et le nombre de personnes mobilisées. Le simulateur présente le coût de l’équipe, le résultat estimé hors taxes, le taux de marge estimé et la durée maximale rentable.

Le coût journalier correspond aux coûts mensuels divisés par les jours travaillés. Le résultat estimé soustrait du prix de vente HT les fournitures HT et le coût de l’équipe sur la durée indiquée. Ces données restent internes et ne sont pas ajoutées au devis envoyé au client. Dans la capture, 3 500 € de salaire chargé, 180 € de mutuelle et 320 € de carburant donnent réellement 4 000 € HT par mois et 184,59 € HT par jour sur 21,67 jours.

Estimer le déplacement et le carburant

1. Ouvrez Outils → Déplacement & carburant, renseignez les adresses de départ et du chantier, la consommation et le nombre d’allers-retours, puis cliquez sur Calculer le trajet. L’adresse de votre entreprise est proposée si elle est renseignée dans sa fiche.
2. Vous pouvez aussi ouvrir le Pilotage → Déplacement d’un devis : les adresses de l’entreprise et du client y sont reprises, et Lumobat prévoit un aller-retour par jour de chantier.
3. Consultez la distance aller, les kilomètres cumulés, les litres estimés et le coût de carburant TTC. Le prix du gazole est recherché dans une référence officielle lorsque celle-ci est disponible ; dans l’outil autonome, vous pouvez le saisir manuellement.

Le calcul carburant correspond à distance aller × 2 × nombre d’allers-retours × consommation (L/100 km) ÷ 100 × prix au litre. Il ne comprend pas les péages, le stationnement ou l’usure du véhicule. Exemple fictif : 32 km aller, 4 allers-retours, 8 L/100 km et 1,75 €/L donnent 256 km, 20,48 L et 35,84 € TTC. Vérifiez les estimations avant de chiffrer votre intervention.

4. Ajouter un client

Créez une fiche dans Clients → Ajouter un client, ou ajoutez le client au moment de préparer le devis. Choisissez Particulier ou Professionnel, puis complétez les coordonnées et l’adresse. Les fiches sont retrouvables depuis l’onglet Clients.

Recherchez une fiche avant d’en créer une autre pour éviter les doublons. L’adresse renseignée peut ensuite être reprise dans le calcul de déplacement du devis.

Dans l’éditeur de devis ou de facture, l’ouvrage choisi affiche sa description longue. Modifiez ce texte dans « Description de l’ouvrage dans ce document » pour adapter les précisions techniques à votre chantier ; la fiche de bibliothèque reste inchangée. Le bouton « Reprendre le libellé de la bibliothèque » annule cette personnalisation. Le texte est conservé à la réouverture et repris sur le PDF.

Pour un client professionnel, renseignez la société et son adresse : le nom et le prénom du contact sont facultatifs. Le devis et la facture sont adressés à la société, avec « À l’attention de… » si un contact est renseigné. L’e-mail est facultatif et ne bloque pas la validation ; vous pouvez saisir le destinataire au moment de l’envoi.

Dans le bandeau d’un titre, Ajouter un sous-titre, à gauche d’Ajouter une ligne, crée un titre enfant. Il conserve ses lignes, son total et sa numérotation après réouverture ; jusqu’à six niveaux de titres sont possibles. Dans la bibliothèque, les ouvrages proposent les mêmes 18 unités usuelles que les éléments, dont heure, jour, m³ et forfait. Choisissez « Quantité saisie directement » pour renseigner une quantité dans cette unité ; elle reste modifiable dans le devis ou la facture.

Dans l’onglet Chantier de l’éditeur, vous pouvez renseigner un numéro de commande facultatif. Il apparaît sous le numéro du devis sur le document et son PDF, puis est repris sur les factures liées à ce devis. Une facture directe peut recevoir sa propre référence. Avant de créer un acompte ou une situation, vous pouvez compléter ou adapter ce numéro. Sur une facture active déjà émise, utilisez Référence de commande en consultation : seuls cette mention et son historique changent, sans modifier les montants ni le numéro de facture. La référence apparaît aussi dans le PDF.

5. Créer un devis manuellement

Dans le bandeau d’un titre, cliquez sur l’icône ↪ Déplacer ce titre, puis choisissez une pièce, un titre parent ou le niveau principal du document. Un titre placé sous un autre reste un titre et devient son sous-titre : les lignes, quantités, TVA, remises et compositions adaptées sont conservées. Les numéros se recalculent, par exemple 2 → 2.1 → 2.1.1. Les totaux des titres parents incluent leurs sous-titres. Vous pouvez monter ou descendre un sous-titre parmi ses voisins. La hiérarchie (jusqu’à six niveaux de titres) est reprise à la réouverture, dans l’aperçu et dans le PDF du devis ou de la facture. Déplacer un titre dans lui-même ou dans ses descendants est interdit.

Sur une ligne issue de la bibliothèque, cliquez sur Composition, à côté de la duplication. Décochez les éléments à retirer (par exemple les fournitures pour garder uniquement la main-d’œuvre). Vous pouvez aussi modifier leur prix d’achat HT par unité : la vente se recalcule avec la marge fournitures ou main-d’œuvre enregistrée dans l’entreprise. Cliquez sur Appliquer pour conserver ces ajustements dans cette ligne uniquement. Annuler conserve les prix précédents ; les achats adaptés restent enregistrés à la réouverture et à la duplication de la ligne, sans modifier la bibliothèque ni les autres occurrences. Le prix se recalcule et remplace un éventuel prix saisi ; les remises restent appliquées. Au moins un élément doit être conservé. Rouvrez cette fenêtre pour rétablir un élément. Ces choix concernent uniquement cette ligne du devis ou de la facture, restent à la réouverture et ne changent pas la bibliothèque. Vérifiez aussi son libellé pour décrire les prestations conservées.

Dans la bibliothèque d’ouvrages, chaque élément affiche son prix unitaire d’achat et de vente HT et ses totaux. Les totaux de l’ouvrage s’actualisent avec les quantités et les éléments, pour une unité avant pertes et paramètres du chantier. Un prix manquant est indiqué « À compléter ».

1. Ouvrez Devis → Créer un nouveau devis : aucune pièce n’est imposée. Les onglets Client et Chantier permettent de renseigner leurs informations ; le bouton Retour aux devis est placé à leur droite. Dans Chantier, cochez la case prévue si l’adresse est différente de celle du client : la recherche propose jusqu’à cinq adresses.
2. Utilisez + Pièce, + Titre ou + Ligne. Un titre ou une ligne peuvent être ajoutés sans pièce. Une pièce sert de titre principal : nommez-la, renseignez longueur, largeur et hauteur sous plafond, puis ajoutez ses titres et lignes. La numérotation suit cette hiérarchie.
3. Cliquez sur Ajouter une ligne sous le titre ou dans la pièce souhaitée, puis saisissez au moins trois lettres dans Nom ou description de la ligne : jusqu’à cinq ouvrages sont proposés. Le choix remplace cette ligne, sans créer de famille automatique ; vous pouvez aussi conserver une ligne libre. Un même ouvrage peut être ajouté plusieurs fois avec des réglages indépendants. Les ouvrages recherchés dans une pièce reçoivent une quantité suggérée d’après ses dimensions ; elle est recalculée si les dimensions changent, sauf si vous l’avez modifiée manuellement. Ajustez aussi prix HT et TVA sur chaque ligne. Les flèches ↑ et ↓ déplacent la ligne dans son titre ; l’icône ↪ permet de choisir un autre titre, y compris dans une autre pièce. La ligne est ajoutée à la fin du titre choisi avec ses prix, TVA, variantes, remise et commentaire. Dépliez ses options pour une remise, des paramètres ou un commentaire.
4. Cliquez sur Enregistrer le brouillon pour reprendre plus tard, ou sur Finaliser le devis après vérification. Le devis finalisé est figé et peut être consulté ou exporté en PDF.

Les pièces, titres et lignes restent dans l’ordre où vous les ajoutez : créer un titre après une pièce ne le place pas automatiquement avant elle. Utilisez les flèches pour déplacer les blocs. L’en-tête contrasté de la pièce porte son nom et les boutons pour ajouter une ligne ou un titre ; chaque titre intérieur possède ses propres actions. Les bandeaux de même niveau sont alignés ; les titres et familles à l’intérieur d’une pièce sont plus étroits et en retrait pour montrer la hiérarchie.

Pour garder une vue claire d’un devis long, cliquez sur Replier dans l’en-tête d’une pièce, puis sur Déplier pour retrouver ses dimensions, titres et lignes. Chaque bandeau de pièce, de famille ou de titre affiche le total HT de ses lignes, remises comprises, actualisé avec le devis et visible même lorsque le groupe est replié. Un montant incomplet est signalé par « À compléter ». Replier une pièce ne retire pas ses travaux ni ses montants.

Pour proposer plusieurs équipements dans un seul ouvrage, composez la première version dans la bibliothèque, puis cliquez sur Créer une variante sur l’élément qui change. Ajoutez les éléments alternatifs (par exemple les radiateurs 1 500 W et 2 000 W), nommez les choix et appliquez-les : les autres composants sont conservés. Enregistrez l’ouvrage, puis choisissez sa Variante dans le devis pour recalculer le prix et la description. Ce choix est conservé après sauvegarde.

Le sélecteur TVA devis du bandeau récapitulatif applique le taux choisi à toutes les lignes et aux nouvelles lignes. Si ce changement remplace des TVA particulières, une confirmation est demandée ; Annuler conserve les taux existants. Le bandeau signale les taux multiples et le brouillon conserve le taux général choisi. Les TVA restent modifiables ligne par ligne. Quand toutes les lignes ont le même taux, les ajouts reprennent également ce taux. Dans une famille, ouvrages et lignes libres conservent leur ordre d’ajout, y compris après sauvegarde et réouverture.

La finalisation exige un client et des informations d’entreprise complets, des pièces et titres nommés contenant des lignes, ainsi que des lignes décrites et chiffrées. Pour une ligne libre, renseignez notamment un prix unitaire HT strictement positif. Un message indique le numéro de la ligne concernée et ce qu’il faut compléter. Retirez les blocs vides avant de finaliser et vérifiez quantités, taux de TVA, montants et mentions.

Avant de finaliser un devis ou une facture, cliquez sur Prévisualiser le PDF dans le bandeau fixe ou dans l’aperçu. Les pages sont générées avec le rendu PDF habituel et affichées dans Lumobat. Le fichier porte la mention « BROUILLON », sans sauvegarde ni attribution d’un numéro définitif. Vous pouvez le télécharger ou revenir à l’édition ; les champs encore incomplets restent à renseigner avant émission.

Dans Pilotage → Déplacement, le bouton Ajouter le déplacement au devis crée un titre « Autre » et une ligne forfaitaire de frais de gasoil pour la durée du chantier, au montant HT estimé. La TVA du document est reprise ; vous pouvez modifier cette ligne. Le montant ajouté reste celui du calcul au moment du clic.

Repère visuel : la barre fixe garde le client, l’objet, les montants et les actions sous les yeux. Les boutons « Pièce », « Titre » et « Ligne » se trouvent sous la dernière ligne de chaque titre ou sous-titre. « Ligne » ajoute dans ce titre ; « Titre » crée un titre suivant au même niveau ; « Pièce » ajoute une pièce au document. Ils ne sont pas répétés au bas des pièces. Un document sans titre conserve les boutons initiaux pour commencer. Après un ajout, l’éditeur vous amène automatiquement au nouvel élément : nom pour une pièce ou un titre, description pour une ligne libre et quantité pour un ouvrage. Un groupe replié est déplié si nécessaire. Si « Finaliser le devis » est grisé, complétez les informations manquantes et vérifiez les postes.

Après acceptation, la proposition de planifier le chantier n’apparaît que si l’entreprise dispose de la formule Plus ou Premium. En Base, le devis peut être accepté et facturé sans ouvrir le planning.

Remise de fin de document : cliquez sur le + à côté de « Remises HT appliquées » pour ajouter un pourcentage ou un montant HT. La remise globale est appliquée après les remises des lignes, répartie entre les taux de TVA et conservée dans le brouillon. Le devis et son PDF affichent le total avant remise, la déduction et le total net. Les factures d’acompte, de situation et de solde sont calculées sur ce montant net, sans seconde déduction. La même commande existe dans la facture directe.

6. Préparer avec l’assistant IA

1. Dans la création d’un devis, cliquez sur Préparer avec l’IA, puis décrivez les travaux, pièces, surfaces et contraintes connues. Vous pouvez dicter votre description ou joindre des photos.
2. Lancez Préparer avec l’assistant. L’IA propose des pièces, ouvrages et questions de clarification à partir de la bibliothèque existante.
3. Relisez la proposition, répondez aux questions si nécessaire et affinez-la. Corrigez ensuite les quantités et les prix dans l’éditeur avant d’enregistrer ou finaliser.

Dans Bibliothèque → Composer avec l’IA, décrivez un ouvrage pour obtenir une composition à relire avant enregistrement. La dictée et la mise en forme assistée de certains libellés sont aussi réservées à Premium. Les propositions de l’IA ne sont jamais ajoutées automatiquement à un devis et ne remplacent pas votre contrôle technique.

Premium comprend 5 millions de tokens par mois par entreprise, partagés entre ses utilisateurs, avec des limites de 300 appels, 500 photos et un budget estimé de traitement de 15 €. Le premier plafond atteint suspend les nouveaux traitements IA jusqu’au prochain mois de votre abonnement (par exemple du 15 au 15), sans bloquer le travail manuel. Chaque affinage facturable compte comme un appel ; la dictée est limitée à 5 minutes. Les modalités des quotas détaillent les réservations et les cycles.

La proposition détaille les prix unitaires d’achat et de vente HT de chaque composant, les quantités et leurs montants. Les totaux d’achat et de vente HT de l’ouvrage sont calculés pour une unité d’ouvrage, à partir des prix de votre bibliothèque. Si un prix manque, la mention « À compléter » remplace le total incomplet. Vérifiez les quantités avant de charger la proposition dans l’éditeur.

Utilisez Vos réponses et précisions, puis Affiner avec mes réponses, pour compléter une proposition existante. Modifier la description initiale demande de relancer la préparation. Les solutions à envisager sont des conseils à confirmer ; elles ne deviennent pas automatiquement des travaux facturés. Après vérification, Appliquer les ouvrages au devis les transfère dans l’éditeur, sans enregistrer ni finaliser le devis.

Si un affinage échoue, votre proposition précédente et vos réponses restent disponibles pour réessayer. L’historique de cette discussion reste dans la page et n’est pas enregistré dans le devis.

Pour l’analyse du devis, les photos sont limitées à 4 fichiers JPG, PNG ou WEBP de 15 Mo chacun, 60 Mo au total. Elles sont transmises à OpenAI pour l’analyse et ne sont pas conservées par Lumobat.

7. Réviser un devis ou créer un avenant

Un devis finalisé n’est plus modifié directement. Depuis sa consultation, utilisez Créer une révision pour préparer une nouvelle version lorsque cette action est proposée. Pour des travaux supplémentaires liés à un devis accepté, utilisez Créer un avenant : un nouveau brouillon distinct s’ouvre, que vous pouvez modifier, finaliser puis faire accepter. L’avenant accepté rejoint le dossier du chantier lorsque votre formule donne accès au suivi de chantier.

Vérifiez l’objet, les travaux ajoutés et les montants de l’avenant avant de le finaliser. La révision ou l’avenant conserve un lien avec le devis d’origine ; il ne faut pas modifier rétroactivement un devis émis.

8. Facturer et suivre les paiements

Les nouveaux documents utilisent un compteur annuel par entreprise et par type : DEV-2026-00001, FAC-2026-00001, AVO-2026-00001, FAC-CT-2026-00001 et PVR-2026-00001. L’année change automatiquement et le compteur repart à 00001 pour la nouvelle année. Les numéros des documents existants restent conservés ; les révisions et avenants conservent leurs références.

1. Depuis un devis finalisé ou accepté, choisissez Créer une facture d’acompte ou la facture suivante, puis indiquez le pourcentage et l’échéance.
2. Vous pouvez aussi créer une facture directe depuis l’onglet Factures, sans devis préalable.
3. Retrouvez les documents dans Factures et les règlements dans Suivi des paiements. Enregistrez chaque paiement avec sa date et son montant.

Une facture d’acompte émise depuis un devis finalisé le marque accepté. La première facture liée à un devis crée le dossier de suivi de chantier ; seuls Plus et Premium peuvent ouvrir ce dossier. Selon le cas, une facture peut être rectifiée ou faire l’objet d’un avoir ; les documents émis restent traçables.

Pour la facture suivante, indiquez l’avancement cumulé du devis, acompte compris : après un acompte de 30 %, un avancement de 70 % facture seulement la différence. Les acomptes et situations précédents sont déduits, réglés ou non. Indiquez 100 % pour solder le devis. Le formulaire présente le cumul, la déduction et le montant estimé avant création ; le serveur calcule la ventilation de TVA au centime. Une facture liée à un devis sans règlement peut être remplacée par une rectificative d’avancement, avec un motif et conservation de l’original.

Une facture directe utilise le même éditeur de pièces, titres et lignes, avec la recherche de bibliothèque dès trois lettres dans chaque ligne ajoutée. L’aperçu et son onglet principal sont nommés Facture ; les vues Fournitures, Pilotage et Client permettent de vérifier les autres informations.

Dans Factures → Suivi des paiements, consultez les factures en retard, proches de l’échéance ou partiellement réglées. Le bouton Préparer la relance ouvre un message modifiable avant envoi : contrôlez le solde et la date d’échéance.

Envoyer un document par e-mail

1. Contrôlez d’abord le visuel du devis finalisé ou de la facture, puis cliquez sur Envoyer par e-mail. Pour une facture à relancer, utilisez Préparer la relance.
2. Vérifiez l’adresse du destinataire, l’objet et le message prérempli. Vous pouvez modifier ce message dans l’éditeur élargi : gras, italique, souligné, listes et liens. Le bouton Mettre en forme propose une reformulation IA (jusqu’à 3 000 caractères), à relire avant l’envoi ; vous pouvez annuler cette proposition. Ajoutez des destinataires en Cc ou Cci, séparés par une virgule ou un point-virgule (20 adresses maximum par champ).
3. Cliquez sur Envoyer une fois le message vérifié. Un PDF reprenant le document affiché et le thème enregistré de votre entreprise est généré et joint à l’e-mail. Les colonnes sont adaptées aux marges A4, avec une désignation élargie et les prix unitaires avant/après remise présentés sous des en-têtes sur deux lignes. Les totaux de pièces, titres et familles restent sur une ligne. Chaque condition de règlement du devis indique son pourcentage et le montant TTC correspondant ; les arrondis sont ajustés pour retrouver exactement le total lorsque les échéances représentent 100 %.

Le nom d’expéditeur affiché est celui de votre entreprise, sans la mention « via Lumobat ». L’envoi passe par l’adresse technique Lumobat. L’adresse e-mail de votre entreprise, renseignée dans Entreprise → Renseignements, sert d’adresse de réponse et reçoit une copie si vous conservez l’option correspondante : votre client vous répond directement. Si cette adresse manque, complétez-la avant d’envoyer. La signature, désactivable, reprend les informations disponibles de l’entreprise : Contact, Entreprise, Mail et Téléphone ; le logo apparaît à droite et l’adresse postale n’est pas incluse. Vérifiez son aperçu et mettez vos coordonnées à jour dans les renseignements de l’entreprise si nécessaire.

9. Suivre un chantier

1. Après la première facture liée au devis, ouvrez Chantiers et sélectionnez le dossier créé automatiquement.
2. Ajoutez des événements au journal : ils sont visibles dans l’espace client. Joignez des photos et renseignez leur légende si nécessaire.
3. Retrouvez le devis, les avenants acceptés, les factures, les messages et les demandes de rendez-vous dans le dossier.

Dans Dossier client PDF, rédigez puis validez le résumé. Le dossier reprend le thème de votre entreprise : couverture, repères, travaux contractuels, journal et échanges, photos légendées, réception et réserves, puis devis, avenants et factures complets en annexes. La pagination est continue et les signets facilitent la navigation. Les travaux du devis ne sont pas présentés automatiquement comme réalisés.

En Premium, Préparer le résumé avec l’IA transmet à OpenAI le statut, les notes datées du journal et les légendes, sans envoyer les images, devis, factures ou champs d’identité du client. Les e-mails et téléphones reconnus dans le texte sont masqués ; vérifiez les autres informations consignées au journal avant d’utiliser cette fonction. La proposition n’est pas enregistrée automatiquement : relisez-la, corrigez-la et validez le résumé. Le quota IA de l’entreprise s’applique. Le PDF reste disponible avec un résumé manuel en Plus et Premium.

La case Joindre le procès-verbal de réception ajoute le PV enregistré, avec ses observations et réserves. À défaut, elle ajoute un exemplaire à compléter et signer avec le client lors de la réception. Vous pouvez décocher la case pour ne pas joindre ce document. Un PV renseigné dans Lumobat ne constitue pas à lui seul un PV signé ; conservez votre exemplaire signé.

Si le suivi change après validation, relisez le résumé : le PDF signale qu’il a été validé sur une version antérieure. L’export est limité à 80 photos, 600 notes, 600 messages, 200 rendez-vous, 50 documents, 250 pages et 40 Mo ; aucun fichier manquant n’est ignoré silencieusement.

Une photo de chantier peut faire jusqu’à 15 Mo ; jusqu’à 5 photos peuvent être ajoutées à la fois. Les messages clients non lus sont signalés dans l’onglet Chantiers.

Les contrôles des photos portent sur la sécurité du fichier et son format, sans validation automatique de leur contenu visuel par l’IA. Partagez uniquement les photos utiles au chantier et pour lesquelles vous disposez des autorisations nécessaires.

À savoir : tout ce que vous ajoutez au journal est partagé avec le client. Choisissez donc une formulation factuelle et destinée à être lue par lui. La messagerie et les rendez-vous restent rattachés à ce chantier précis.

10. Organiser le planning

Chaque chantier porte un repère visible au-dessus de l’horaire : la référence du devis, ou un identifiant stable pour un événement sans devis. Le fond doux et la bordure colorée s’accordent au thème choisi par l’entreprise. Un même chantier conserve sa teinte entre les jours et les vues semaine/mois ; lorsque deux teintes sont proches ou se répètent, le repère écrit permet de les distinguer.

Dans Planning, choisissez la vue semaine ou mois. Ajoutez un chantier, un rendez-vous, une absence ou un autre événement avec ses dates et horaires. Un rendez-vous confirmé depuis le suivi de chantier est ajouté au planning de l’artisan.

Lorsqu’un devis est accepté en Plus ou Premium, Lumobat peut proposer de planifier le chantier. Ajustez les dates et horaires avant d’enregistrer ; pour retrouver l’événement ensuite, ouvrez la vue semaine ou mois. La formule Base ne propose pas cette étape.

11. Ouvrir l’espace client

1. Dans le chantier, cliquez sur Créer l’accès client pour obtenir un lien et un code d’accès propres à ce chantier.
2. Transmettez-les au client par un canal de votre choix. Il crée son mot de passe puis ouvre Suivre mon chantier.
3. Le client consulte le journal, les photos, les documents disponibles et les rendez-vous. Il peut envoyer des messages et demander un rendez-vous, sans modifier le devis ni le journal.

Un accès client correspond à un seul chantier. Pour plusieurs chantiers, le client utilise un lien distinct pour chacun.

Depuis le dossier artisan, utilisez les onglets Journal, Photos, Devis et factures, Messages et Rendez-vous pour vérifier ce qui est disponible. Les photos s’affichent en petites vignettes côté client ; il peut les ouvrir en grand.

Les nouveautés sont réservées au panneau « Les dernières évolutions à connaître » de ce guide, actualisé à chaque publication à partir des notes validées. Les fonctions encore en préparation sont exclues de ces annonces de disponibilité.

Versions et mises à jour

Ouvrez Informations, sous Réglages, pour connaître la version de Lumobat et consulter l’historique de ses évolutions. Chaque rapport distingue les nouveautés, améliorations, corrections et, lorsqu’ils sont annoncés, les travaux en préparation.

La numérotation commence à 1.0.0 : une correction devient par exemple 1.0.1, une nouvelle fonctionnalité 1.1.0 et une évolution majeure 2.0.0. La date de publication apparaît séparément. Les annonces en préparation ne promettent ni date ni disponibilité.

L’assistance IA de correspondance des colonnes et sa mention explicative sont réservées à Premium ; Base et Plus utilisent la correspondance classique ou manuelle.

Importer et exporter vos fiches CSV

Dans la bibliothèque, le quatrième onglet Import regroupe les transferts des éléments et des ouvrages. Pour les clients, le bouton reste à côté d’Ajouter un client.

Dans Clients ou Bibliothèque → Éléments / Ouvrages, ouvrez Import / export CSV. L’export contient les fiches de votre entreprise et neutralise les formules de tableur. Les séparateurs point-virgule, virgule ou tabulation et les encodages UTF-8 ou Windows-1252 sont pris en charge.

1. Choisissez un fichier CSV avec une ligne d’en-tête, de 1 Mo maximum et jusqu’à 500 lignes. Pour un export plus volumineux, séparez le fichier en lots en conservant l’en-tête.
2. Vérifiez la correspondance des colonnes. Une colonne non associée n’est pas importée. L’IA Premium peut proposer la correspondance à partir des seuls noms des colonnes, sans recevoir les lignes ; le quota de l’entreprise s’applique.
3. Vérifiez l’aperçu. Les doublons sont ignorés et les fiches existantes ne sont pas modifiées. Toute ligne en erreur bloque le lot : corrigez le fichier ou les colonnes avant de refaire l’aperçu.
4. Confirmez le nombre de nouvelles fiches. Si les données ont changé depuis l’aperçu, un nouvel aperçu est demandé. Les listes sont actualisées après l’import.

Pour les éléments, renseignez au minimum le libellé, l’unité et le prix d’achat HT. Le prix de vente est repris s’il est fourni, sinon calculé avec la marge de l’entreprise. Pour les ouvrages, importez d’abord leurs éléments ; la colonne Composition JSON conserve les ressources, quantités, variantes et paramètres. Un ouvrage sans composition est importé comme fiche à compléter avant chiffrage ; un prix seul ne permet pas de reconstruire sa composition. Les ressources absentes sont signalées.

L’export reste disponible après expiration de la licence pour un administrateur autorisé. L’import nécessite une licence permettant l’écriture. L’administration de Lumobat propose une carte Import et export CSV avec les compteurs agrégés, la date de dernière opération et la pause de l’assistance IA ; cette pause ne désactive pas les exports ni la correspondance manuelle.

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Questions fréquentes